Alle Jahre wieder … Das Weihnachtskarten Drama

Ein Beitrag von: Markus Grutzeck

Mit großen Schritten geht das Jahr dem Ende entgegen.

Lebkuchen und Weihnachtsmänner tauchen auf einmal in den Geschäften auf und die Einkaufsstraßen sind bereits weihnachtlich geschmückt. Zeit um Weihnachtskarten an Geschäftspartner zu versenden.

Und damit beginnt das Elend:

• Wen sollen wir anschreiben?
• Wer bekommt nur eine Karte und wer den Wein oder Kalender?

Ruth hat Ihre Kontakte in Outlook. Daniel pflegt die wichtigen Kontakte in Excel. Das ist unterwegs praktischer. Sabine aus dem Marketing nutzt das CRM genauso wie Lukas, der Vertriebsleiter. Und da gibt es noch die andere Liste mit Kontakten vom Chef und die Liste mit den Messebesuchern …

Die Auszubildende Janine muss dann dafür sorgen, dass diese Kontakte in eine neue Liste kommen. Doch dabei muss Sie aufpassen, dass niemand eine Weihnachtskarte doppelt erhält … Das wäre ja für ein Beratungsunternehmen mega peinlich. Aber das noch nie geklappt geklappt.

Was also tun?

Diese Datensilos müssen weg. Da sind sich Ruth und Daniel einig. Dieser manuelle Arbeitsaufwand in der Vorweihnachtszeit nervt doch jeden. Also setzen sich alle zusammen und besprechen die nächsten Schritte.

Der zentrale Kontaktpool – Alle Datenquellen zusammenführen

Unterschiedlich aufgebauten Listen lassen sich durch den Importassistent der CRM Software AG-VIP bequem importieren. Spalten lassen sich frei den Feldern im CRM System zuordnen und verknüpfen. Die importierten Datensätze können als neu aber auch beim Matchen bestimmter Kriterien als Update ins CRM gelangen.

Doppelte Adressen finden – Phonetischer Dublettencheck

Trotzdem passiert es, dass Kontakte von Ruth auch in der Messeliste enthalten sind. Über den phonetischen Dublettencheck werden die Datensätze nach Ähnlichkeit gesucht. So finden sich auch unterschiedliche Schreibweisen wie „Meyer“, „Maier“ oder „Mayer“. Diese Daten werden von Nils bereinigt.

Damit gibt es jetzt erstmals einen einheitlichen zentralen Datenpool.

Wer bekommt was?

In der CRM Software lassen sich Auswahllisten anlegen, sogenannte Kennzeichenlisten. Hier werden Merkmale je Jahr definiert, z.B.

• WK16_Karte Weihnachten 2016: Karte
• WK16_Kal Weihnachten 2016: Kalender
• WK16_Wein Weihnachten 2016: Wein

Jeder Mitarbeiter kann nur im CRM für seine Kontakte festlegen, wer nur eine Karte, den Kalender oder köstlichen Wein bekommen soll.

Über die Statistikfunktion sieht Sabine aus dem Marketing auf Knopfdruck, wie viele Weihnachtskarten, Kalender und Weinflaschen zu bestellen sind.

Weihnachtskarten personalisieren

Über die Serienbrieffunktion in Verbindung mit Word lassen sich die Weihnachtskarten sehr einfach personalisieren. Dazu selektiert Sabine in der CRM Software das Merkmal „WK16*“. Der Stern steht dabei als Platzhalter für beliebig nachfolgende Zeichen. Denn jeder Kontakt bekommt die Weihnachtskarte, manche eben zusätzlich noch den Kalender oder Wein. Über den Speichern-Schalter im Ausgabefenster erzeugt sie die Steuerdatei für die Serienbrief-Schreibung. In Word hat sie eine Serienbriefvorlage zum Bedrucken der Weihnachtskarte erstellt. Hier gibt Sabine jetzt die Steuerdatei an, die aus AG-VIP zuvor exportiert wurde. Das klappt dann wie am Schnürchen.

Nach dem 4. Advent schauen sich die Kollegen im Teamtreffen voller Stolz an. Einige Kunden haben bereits auf die Weihnachtskarte, Kalender und Wein reagiert und sich bedankt und sogar das professionelle Erscheinungsbild gelobt. Alle Mitarbeiter sind sich einige, dass sie nieder wieder in die Zeit der manuellen Listen zurück wollen.

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