Qualitätsmanagement ist in aller Munde. Es soll die Struktur- und Ergebnisqualität von Unternehmen und Organisationen sichern und laufend verbessern. Meist wird dabei das Gesamtunternehmen en bloc betrachtet und weniger die Geschäftsleitung mit ihren besonderen Herausforderungen. Gerade die Geschäftsleitung steht jedoch unter genauer Beobachtung und speziell im Falle der beauftragten Fremdgeschäftsführung (Nicht-Inhaber) und damit verbunden auch im nachvertraglichen Bereich, also nach Beendigung des Engagements in einem Unternehmen, in der Zwickmühle. Denn sie muss die ordnungsgemäße Geschäftsführung im Zweifelsfalle nachweisen können.

Der Nachweis wird notwendig, wenn, wie es oft der Fall ist, nach Beendigung des Vertragsverhältnisses „dreckige Wäsche gewaschen wird“, der ehemalige Geschäftsführer jedoch keinerlei Akteneinsicht oder Zugriff mehr hat. Der Nachweis ist aber auch im laufenden Geschäft wichtig, um im Sinne eines Risikomanagements die wesentlichen Bestandteile einer ordnungsgemäßen Geschäftsführung zu erfüllen. Dabei geht es um Themen wie Vermeidung der Fahrlässigkeit, Verbesserung der eigenen Performance und Reduktion potenzieller Risiken. Grund genug für Alchimedus®, dieses Thema aufzugreifen.

Passend zur neuen Publikation Top Performance in der Geschäftsführung wurde ein Qualitätsmanagementsystem für Geschäftsführer entwickelt und in einer eigenen Software abgebildet. Mit der Software Geschäftsleitungscheck möchten wir Sie und Ihr Unternehmen strukturiert durch die gängigen Problemsituationen der Geschäftsleitung führen und Sie auch mit dem rechtlichem Hintergrund unterstützen. Mit Hilfe dieses Checks prüfen Sie, ob die Geschäftsleitung jeweils entsprechende Verträge und Geschäftsabläufe nutzt. Wir empfehlen Ihnen, die aktuellen Verträge und Termine an den beschriebenen Stellen in die Software einzupflegen, damit diese künftig in einer strukturierten Form abgelegt und somit gemäß QM-Standard geführt werden können. Dieser Check kann sehr gut im Rahmen der Geförderten Unternehmensberatung genutzt werden.

Lesen Sie hier zwei Auszüge aus unserer Software und dem Buch!

1)      Warum sollten Sie darauf achten, dass einerseits Ihr Unternehmen fremde Leistungsschutzrechte (z.B. Patente, Marken, Urheberrechte) nicht verletzt, und andererseits niemand die eigenen Leistungsschutzrechte und Nutzungsrechte Ihres Unternehmens verletzt?

Grundlage:

Der Verletzer von Leistungsschutzrechten kann vom Rechtsinhaber auf Unterlassung, Schadensersatz, Aufwendungsersatz für die Abmahnung und Vernichtung der Verletzungsgegenstände in Anspruch genommen werden. Die Durchsetzung der Ansprüche wird durch Auskunftsansprüche unterstützt. Folgende Leistungsschutzrechte sind zu unterscheiden:

Neben dem Urheberrecht gibt es das Geschmacksmuster und neben dem Patent das Gebrauchsmuster, die jeweils geringere Anforderungen an den Schutzgegenstand stellen. An allen Rechten kann ein ausschließliches oder einfaches Nutzungsrecht eingeräumt werden. Alle Leistungsschutzrechte außer dem Urheberrecht können übertragen werden.

Maßnahmen:

Ob eigene Leistungsschutzrechte verletzt werden, sollte regelmäßig mit Stichproben recherchiert werden. Wenn eine Verletzung entdeckt wird, sollte dagegen zeitnah vorgegangen werden, da sonst ein größerer Schaden oder sogar ein Verlust der eigenen Rechte droht. Der erste Schritt sollte eine Abmahnung sein, in der der Verletzer aufgefordert wird, eine strafbewehrte Unterlassungsverpflichtung abzugeben. Wenn Sie sich bezüglich der Rechtsverletzung bzw. der Gestaltung der Abmahnung unsicher sind, sollten Sie sich kompetent beraten lassen. Bei einer berechtigten Abmahnung können Sie die Aufwendungen hierfür vom Verletzer verlangen. Durch die Abmahnung können Sie die Verletzung möglicherweise schnell unterbinden und vermeiden, dass Sie später auch beim Gewinn des Gerichtsprozesses die Kosten tragen müssen. Unterlassungsansprüche sollten vor bzw. neben der Klage im Hauptsacheverfahren im einstweiligen Rechtsschutz geltend gemacht werden (Antrag auf einstweilige Verfügung), um die Rechtsverletzung zügig zu stoppen.

Es bietet sich an, im Rahmen des QM-Systems ein entsprechendes Verfahren zu entwickeln.

2)      Welche Vorteile hat es, bei Besprechungen der Geschäftsleitung bzw. der Gesellschafter die Ergebnisse – ggf. mit Protokollführer – zu protokollieren, sich die Protokolle von den Adressaten unterschreiben zu lassen und die Protokolle strukturiert abzulegen?

Protokolle dienen der Information aller Beteiligten bzw. Betroffenen von Besprechungen. Festgehalten werden sollten die Ergebnisse, vor allem gemeinsame Ziele und deren Verwirklichung (Wer was bis wann erledigt). Protokolle sollten möglichst noch in der Sitzung aufgenommen werden. Damit wird vermieden, dass das Protokoll mit zusätzlichem Zeitaufwand, falsch, unvollständig oder gar nicht geschrieben wird. Zudem können dann die Teilnehmer oder nur die Personen, denen Aufgaben zur Erledigung übertragen wurden, das Protokoll gleich im Anschluss erhalten. Daneben dienen Protokolle dem Nachweis bei Unklarheiten und Streitigkeiten im und außerhalb des Unternehmen/-s. Ein Protokollführer kann insofern ein neutraler Zeuge sein. Die Unterschriften der Adressaten belegen deren Kenntnisnahme(-möglichkeit) und ihr Einverständnis mit dem Inhalt. Um später Informationen nachlesen zu können und Nachweise zur Verfügung zu haben, sollten Protokolle an einer Stelle im Unternehmen strukturiert abgelegt werden.

Mehr Infos: Top Performance in der Geschäftsführung Broschiert – 6. November 2014

von Sascha Kugler (Autor), Tanja Rohlederer (Autor), Ines Scholz (Autor), Wolf Braune (Autor)