Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. S. 3152) ist § 146a AO eingeführt worden. Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung zu § 146a AO erläutert daher die Vorschrift.

Im Fokus stehen hierbei: 

1. Allgemeines und Begriffsdefinition
2. Sachlicher und zeitlicher Anwendungsbereich
3. Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
4. Einheitliche digitale Schnittstelle für steuerliche Außenprüfungen und Nachschauen
5. Anforderung an den Beleg
6. Belegausgabe
7. Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
8. Elektronische Aufbewahrung der Aufzeichnungen
9. Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO
10. Zertifizierung
11. Verbot des gewerbsmäßigen Bewerbens und In- Verkehr-Bringens nach § 146a Abs. 1 Satz 5 AO
12. Rechtsfolgen bei Verstoß gegen § 146a AO

Nach § 146a AO, der zusammen mit der Möglichkeit einer Kassen-Nachschau (§ 146b AO) in das Gesetz eingefügt worden ist, werden Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme normiert. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung gesichert sein. Zusätzlich müssen auch die digitalen Aufzeichnungen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar für die Finanzverwaltung sein (§ 146a Abs. 1 AO). Das Gesetz normiert zudem eine grundsätzliche Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO), eine Verordnungsermächtigung zur Regelung von Einzelheiten (§ 146a Abs. 3 AO) sowie eine Anzeigepflicht für Steuerpflichtige über wesentliche Aspekte des elektronischen Aufzeichnungssystems (§ 146a Abs. 4 AO).

Die sich aus § 146a AO ergebenden Regelungen gelten ab 1.1.2020 regelmäßig dann verpflichtend, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird.

NEU: Übergangsregelung bis 30.9.2020 – zur Umsetzung der Aufrüstung elektronischer Aufzeichnungssysteme (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen mit Kassenfunktion) wird es nicht beanstandet, wenn diese elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30.9.2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist

• die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software,
• die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen
• und somit Grundaufzeichnungen erstellt.

Die Regelung gilt also nicht nur für elektronische Kassensysteme, sondern auch für andere elektronische Aufzeichnungssysteme wie z.B. Tablet-/App-Kassensysteme, Waagen mit Kassenfunktion etc.

Offene Ladenkassen sind nicht betroffen (weiterhin täglicher Kassenbericht, Zählprotokoll empfehlenswert).

Achtung Bußgeld bis 25.000€ kann denjenigen treffen, der

1.entgegen § 146a Absatz 1 Satz 1 ein dort genanntes System nicht oder nicht richtig verwendet,

2.entgegen § 146a Absatz 1 Satz 2 ein dort genanntes System nicht oder nicht richtig schützt oder

3.entgegen § 146a Absatz 1 Satz 5 gewerbsmäßig ein dort genanntes System oder eine dort genannte Software bewirbt oder in den Verkehr bringt.

Des Weiteren ist zu beachten, dass es für nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die alten Anforderungen erfüllen aber nicht aufrüstbar sind, eine Übergangsfrist bis 31.12.2022 gibt, sodass diese alten Kassensysteme weiterverwendet werden dürfen.

Praxis-Hinweis: Es besteht nach wie vor keine Pflicht zur Führung einer elektronischen Kasse.